Sənədləri və sənədləri saxlamaq üçün qutular

2024 Müəllif: Sierra Becker | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2024-02-26 04:16

Sənədlərdəki sifariş optimal və sürətli iş nəticələri üçün vacibdir. Bu, lazımi sənədləri tez tapmağa, həmçinin onları xarici amillərin təsirindən qorumağa imkan verir. Sənədlərin sistemləşdirilməsini və təhlükəsizliyini təmin etmək üçün onları necə düzgün arxivləşdirməyi və bunun üçün hansı vasitələrə ehtiyac olduğunu bilməlisiniz.

Sənəd arxivi

İnsan həyatının doğulduğu gündən son günə kimi istənilən sahəsi sənədləşmə işləri ilə müşayiət olunur. Onlar müxtəlif əhəmiyyəti, dəyəri, saxlama müddəti ola bilər. Lakin onların çoxunun müəyyən müddət ərzində lazımi vəziyyətdə saxlanmalı olması faktdır. Sənədlərin uzun müddət saxlanmasını təmin etmək üçün sənədləri saxlamaq üçün qutulardan istifadə edin. Bu gün onları sərbəst almaq və ya əl ilə hazırlamaq olar.

Kağız saxlanmasının uyğunluğu

Orijinalları və nüsxələri yadda saxlamağa həmişə ehtiyac var.

• Kiçik, orta vəiri müəssisələrdə, dövlət qurumlarında arxivləşdirmə qanuni tələbdir.
• Ofisdə, xüsusən də HR, mühasibatlıq, ticarət şirkətlərində bu, iş prosesini optimallaşdırmağa, iş sahəsini boş altmağa və həm yeni, həm də mövcud işçilər üçün funksiyaların davamlılığını təmin etməyə imkan verir.
• Evdə bu, nizam-intizamı və lazımi sənədləri lazımi vaxtda, o cümlədən fövqəladə vəziyyətlərdə tapmaq imkanı təmin edir.

Arxiv aksesuarları

Sənəd saxlama qutuları ən çox kağıza qənaət etmək üçün istifadə olunur. Bu gün onlar üçün blanklar pulsuz satış üçün mövcuddur. Bir qayda olaraq, onlar A4 kağızları üçün verilir. Ancaq başqa ölçülər də var. Bəzi istehsalçılar istehlakçılara bir neçə qutu kağızın saxlanıla biləcəyi xüsusi kağız qutuları təklif edirlər. Onlar yığılmamış satılır və sadə təlimat istənilən alıcıya onları yığmağı asanlaşdırır. Belə qutuların istifadəsi lazımsız iş sənədlərindən qurtulmağa və lazım olduqda tez bir zamanda düzgün sənəd tapmağa imkan verir. Düzgün seçilmiş qutu formatı, yer məsələsini optimal şəkildə həll etməyə və qiymətli materialları uzun müddət saxlamağa imkan verir. Orijinalların və nüsxələrin aydın strukturlaşdırılması bəzən işçilərin tapşırıqlarının sürətini artırır.

Ofisdə sənədlərə qənaət

Kağızları iş yerindəki elementlərdən qorumaq üçün karton qutular ən yaxşı seçimdir.sənədlərin saxlanması. Onlardan istifadə etmək üçün materialları mövzular üzrə qruplara bölmək və ya toplu halında, ya da ayrı-ayrı fayllarda, ya da qovluqlarda, qovluqlarda və ya digər növlərdə toplamaq lazımdır. Və sonra tələb olunan ölçülərə uyğun qutuları götürün. Onlar ucuzdur, buna görə də sizə lazım olan miqdarda ala bilərsiniz. Qutular genişlik, davamlılıq və ətraf mühitə uyğunluq ilə xarakterizə olunur. Əl yuvaları götürməyi və daşımağı asanlaşdırır, qapaq isə (menteşəli və ya çıxarıla bilən) tozdan qoruyur. Çöldə kartonda sənədlərin növünü imzalaya bilərsiniz. Bir qayda olaraq, ofis saxlama qutuları çap olunmuş qrafik təlimatlarla birlikdə yığılmamış şəkildə satılır, beləliklə onları asanlıqla yığılıb sökülə və lazım gələrsə, tənha yerdə gizlətmək olar.

Uzunmüddətli qənaət üçün sənədlərin çatdırılması

Ciddi işlərlə məşğul olan heç bir dövlət qurumu və ya özəl müəssisə sənədləri arxivləşdirmədən edə bilməz. İnzibati, vergi, kadr, mühasibat və digər sənədlərin 578 nömrəli siyahı ilə tənzimlənən fərqli saxlama müddəti var. Bu, çox vaxt kifayət qədər uzun qənaət müddətini (75 ilə qədər) nəzərdə tutan məcburi prosedurdur. Bu zaman bütün kağızlar çeşidlənir, qutulara qoyulur və bu məqsədlər üçün nəzərdə tutulmuş binalara təhvil verilir. Bu halda qutular üçün xüsusi tələblər var: onlar davamlı kartondan hazırlanmalıdır (ideal olaraq, əgər onlar GOST tələblərinə cavab verirlərsə, onda onlar da vargöstərilən zəmanət müddətinə oxşar). Bu halda sənədlərin və karton qutuların saxlanması üçün arxiv qutularından istifadə etmək daha yaxşıdır. Sonuncular kağızlar üçün bir neçə konteyner üçün qabdır. Uzunmüddətli saxlama üçün nəzərdə tutulduğu üçün onların simləri var.

Rahatlıq üçün siz həmçinin materialların həm şaquli, həm də üfüqi saxlanması üçün qutuları götürə bilərsiniz. Onu da nəzərə almaq lazımdır ki, sifarişçinin verdiyi ölçülərə uyğun olaraq kağızlar üçün qablar hazırlamağa hazır olan özəl müəssisələr var.

Ev arxivi

Hər bir yetkin insan vacib sənədləri evlərinin divarları arasında saxlamaqdan narahat olmalıdır. Axı siz çox vaxt şəxsiyyətinizi, təhsilinizi, mülkiyyət hüququnuzu və s. təsdiq edən sənədləri təqdim etməli olursunuz. Gərəksiz maliyyə xərclərinin qarşısını almaq və hüquqlarınızı həyata keçirmək üçün siz məişət texnikası üçün zəmanət kartlarını, onun üçün təlimat kitabçalarını saxlamalısınız. əməliyyat, satınalma qəbzləri. Sənədlər fövqəladə vəziyyətdə təcili olaraq lazım ola bilər: qəfil gediş, yanğın, təbii fəlakət, əhalinin təxliyəsi halında…

Qiymətli kağızların əsli və nüsxələri bir yerdə, gözdən gizlədilmiş, çeşidlənmiş və xarici amillərdən qorunmalıdır. Bu məqsədlə evdə sənədlərin saxlanması üçün bir qutu hazırlansa yaxşıdır. Onu kiçik bir qiymətə bir mağazada karton blankı almaqla əldə etmək olar və ya lazımsız qutuya uyğunlaşdıra bilərsiniz. Arxivləşdirilməsəorijinallar, onların əzablı axtarışı təmin ediləcək və itirildikdə bərpası çox vaxt, maliyyə və ən əsası əsəb tələb edəcək.

Ev dəyərlərinin təşkili

Kağızları və sənədləri saxlamaq üçün qutular almaq və ya onları özünüz hazırlamaq üçün bütün materialları sökməli və qruplara ayırmalısınız, məsələn:

• şəxsi sənədlər;
• mülkiyyəti göstərən sənədlər;
• kredit müqavilələri, əməliyyatlar üzrə ödənişlər;
• ailə üzvlərinin sağlamlıq vəziyyəti, keçən müayinələr, həkimlərin rəyləri haqqında yazılar;
• malların ödənişini təsdiq edən materiallar, zəmanət kartları və s.

Qiymətli kağızların qüvvədə olma müddətini nəzərə almaq lazımdır, çünki onların bəziləri təhlil zamanı aktual olmaya bilər.

Material paylanması üçün məsləhətlər

Orijinal və nüsxələrin ölçüsü fərqli ola bilər, ona görə də fayl qutuları da uyğunlaşdırıla bilər. Bu halda, orijinallar sıralana bilər:

• əhəmiyyət sırasına görə;
• ölçüsünə görə;
• müvafiq müddətə görə;
• növə görə (iş, ev…);
• tədbirlərdə.

Belə bir sistemləşdirmə düzgün sənədləri axtarmağa vaxta qənaət edəcək və onları uşaqlardan, yadlardan və xarici amillərdən qoruyacaq.

DIY saxlama qutuları

Ailə və ofis materialları arasındakı əsas fərq onların ölçüsüdür: iş yerindəBu adətən A4 formatında olur, evdə isə kağız çox fərqlidir. Buna görə də, öz əllərinizlə sənədlərin saxlanması üçün qutular edə bilərsiniz. Bir neçə seçim var:

1. Supermarketin istənilən məişət şöbəsində blank ala və təlimatlara əməl edərək onu yığa bilərsiniz.
2. Əgər sizə kiçik ölçülü qutu lazımdırsa, onda siz çertyojları götürməli, yükləməli, kartona köçürməli və yapışdırmalısınız. Göstərilən ölçülər istifadəçiyə uyğun gəlmirsə, siz iş parçasının ölçülərini bir neçə dəfə az altmaqla çertyojı kağıza köçürə bilərsiniz.
3. Ən asan seçim ehtiyacınız olmayan qutunu götürüb orijinallar üçün anbara qoymaqdır.
4. Öz rəsminizə uyğun olaraq hazırlayın. Beləliklə, məsələn, şəxsi sənədlər (pasportlar, doğum haqqında şəhadətnamələr, hüquqlar, təhsil diplomları) üçün qutu düzəltmək üçün 2 vərəq möhkəm kağız (karton) götürməlisiniz, hər birindən tələb olunan ölçüdə bir kvadrat kəsin, birinə əlavə 1,5 sm əlavə edin (qapaq üçün). Sonra hər vərəqi yarıya və müxtəlif diaqonallar boyunca qatlayın. Cəmi 3 sətir olmalıdır. Bundan sonra, künclər mərkəzə əyilməlidir və sonra hər tərəf qatlanmalıdır ki, onun kənarı təbəqənin ortasından keçsin. Son addım kağız qutunu mövcud xətlər üzrə yığmaq və kənarları yapışdırmaqdır.

Eyni zamanda istənilən belə qutunu rəngli kağız, yapışqan, qayçı istifadə edərək interyerin rənginə uyğun bəzəmək olar. Doldurulmuş "qnozlar" birbaşa günəş işığından, rütubətdən və uşaqlardan uzaq saxlanılmalıdır.

Sənədlər insan həyatının yoldaşlarıdır. Arxivdə sənədləri saxlamaq üçün qutuların köməyi ilə onların təhlükəsizliyini təmin edə bilərsiniz və əgər maliyyə vəziyyəti buna imkan vermirsə, doğaçlama materiallarından istifadə edərək onları özünüz qura bilərsiniz. Və sonra işdə və evdə sakit atmosfer təmin edilir.